Privacyverklaring

Wie wij zijn

Brownpaper is een dienst van Accelar B.V., een besloten vennootschap in Utrecht. Met "wij" en "we" bedoelen we in deze verklaring Accelar B.V.

Wanneer wij verantwoordelijk zijn, en wanneer jouw organisatie

Voor je account, je betalingen, je bezoek aan deze website en de mail die je ons stuurt, zijn wij verantwoordelijk (in de taal van de AVG: de verwerkingsverantwoordelijke).

Wat er in de gesprekken en platen van een organisatie staat, verwerken we in opdracht van die organisatie. Zij bepaalt waarvoor ze Brownpaper gebruikt en is daarvoor verantwoordelijk; wij zijn haar verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Deed je mee aan een gesprek dat met Brownpaper in kaart is gebracht, dan kun je voor je rechten het best terecht bij de organisatie die het gesprek voerde. Wij helpen haar daarbij.

Welke gegevens we verwerken, en waarom

Als je deze website bezoekt

De website plaatst geen cookies en gebruikt geen analytics of andere tracking. Lettertypes en afbeeldingen komen van onze eigen server, niet van derden. De server houdt wel een technisch logboek bij van elk verzoek: je IP-adres, het tijdstip, de pagina en je browser. Dat hebben we nodig om de site veilig en werkend te houden (gerechtvaardigd belang).

Je account

• Je naam, je e-mailadres, de organisatie waarvan je lid bent en je rol daarin.
• Je logt in met een link die we je mailen; die werkt één keer en is 15 minuten geldig. Van elke ingelogde sessie bewaren we het IP-adres en de browser, zodat we misbruik kunnen zien.
• Bieden we inloggen met Google of Microsoft aan en kies je daarvoor, dan krijgen we van hen je naam en e-mailadres, en of dat adres bevestigd is.
• Nodig je een collega uit, dan bewaren we zijn of haar e-mailadres tot de uitnodiging is gebruikt of verloopt (na 7 dagen).
• Wat je bij het aanmelden over jezelf vertelt: wat voor werk je doet, en als je het invult hoe je ons gevonden hebt en hoe groot je organisatie is.
• Wissel je een actiecode in, dan bewaren we welke code het was, wie hem inwisselde en wanneer. Een code komt vaak van een partner; zo weten we via wie je organisatie bij ons kwam.

Je naam, je e-mailadres, je organisatie en het inloggen zijn nodig om je de dienst te leveren (uitvoering van de overeenkomst). Wat je over je werk vertelt en via welke actiecode je kwam, gebruiken we om te weten voor wie we Brownpaper maken en wie hem aanraadde (gerechtvaardigd belang).

Betalen

Betalen gaat via Stripe. Je kaart- of bankgegevens vul je bij Stripe in; die zien wij niet. Wij bewaren welk plan je organisatie heeft, de betaalstatus, het klantnummer bij Stripe, je btw-nummer en of dat geldig is, en de facturen. Stripe is voor de betaling zelf ook zelf verantwoordelijk; daarvoor geldt de privacyverklaring van Stripe. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke plicht om de administratie te bewaren.

De inhoud van je gesprekken en platen

Dit verwerken we in opdracht van je organisatie (zie hierboven):

• Wat er in een gesprek gezegd wordt, als tekst. Het geluid gaat rechtstreeks naar de spraakherkenning en wordt door ons niet opgeslagen.
• Wat je typt, de tekst van transcripten die je inleest, en wat je bij de start van een gesprek meegeeft.
• De platen zelf, met elke wijziging, en de huisstijl van je organisatie.
• Wat we aan de AI-modellen vroegen en wat ze antwoordden, zodat je bij elke stap kunt zien waar hij vandaan komt.

Gesprekken bevatten al snel namen, functies en andere persoonsgegevens. Dat is niet nodig om een proces in kaart te brengen: "de planner" werkt net zo goed als een volledige naam.

Hoe Brownpaper gebruikt wordt

Per gesprek houden we bij hoe het ging, zonder de inhoud: hoe lang het duurde, hoeveel stappen erop kwamen, wat het kostte en wat er misging. Per lid houden we bij hoeveel credits er verbruikt zijn. Dat hebben we nodig om af te rekenen en om Brownpaper te verbeteren (gerechtvaardigd belang).

Leren van jullie gesprekken: alleen met toestemming

De inhoud van jullie gesprekken en platen gebruiken we alleen om Brownpaper te analyseren en te verbeteren als je organisatie daar toestemming voor gaf. Die schakelaar staat standaard uit; de eigenaar of een beheerder van je organisatie zet hem aan of uit in de app, onder Privacy en toestemming. We bewaren wie wanneer welke keuze maakte.

Verder kijken we alleen naar de inhoud van een plaat als dat nodig is om een storing op te lossen of als je ons daarom vraagt.

Als je ons mailt

Je naam, je e-mailadres en wat je schrijft, om je vraag te beantwoorden. Mail aan contact@brownpaper.ai komt binnen in onze mailbox bij Google Workspace.

Waar je gegevens heen gaan

We verkopen je gegevens niet en delen ze alleen met de partijen die Brownpaper laten werken. Dit zijn ze, met waar ze de gegevens verwerken:

Je gesprekken blijven in de EU. De server, de spraakherkenning, het taalmodel en het beslismodel verwerken je gesprekken en platen binnen de Europese Unie. Verandert er iets aan deze lijst, dan passen we deze verklaring aan.

Alleen Stripe (betalingen) en Google (onze mailbox) kunnen gegevens ook buiten de EU verwerken. Daarvoor gelden de waarborgen die de AVG kent, zoals het EU-VS-kader voor gegevensbescherming of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Niet om AI te trainen

Geen van onze aanbieders gebruikt je gesprekken of platen om modellen te trainen. OpenAI verwerkt ze binnen de EU zonder ze te bewaren. Bij Deepgram hebben we het gebruik van audio voor training uitgezet.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Je account: zolang het bestaat.
• Platen en gesprekken: zolang je organisatie ze houdt. Wil je ze laten verwijderen, mail ons; we doen het binnen 30 dagen.
• Back-ups: 90 dagen, versleuteld. Wat je laat verwijderen, verdwijnt dus uiterlijk 90 dagen later ook uit de back-ups.
• Inloggen: een inloglink 15 minuten, een ingelogde sessie 30 dagen.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.
• Mail aan ons: tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij we nog samenwerken.
• Het technische logboek van de server: het heeft een vaste maximale omvang, en de oudste regels worden vanzelf overschreven.

Cookies en opslag in je browser

Deze website plaatst geen cookies. De app (app.brownpaper.ai) gebruikt alleen cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden, en bewaart een paar weergavekeuzes in je browser. Er zijn geen cookies voor advertenties of statistieken, dus we vragen je ook niet om toestemming.

Beveiliging

• Alle verbindingen met de website en de app zijn versleuteld.
• Inloggen gaat zonder wachtwoord, met een link die één keer werkt.
• Elke organisatie is in de database afgeschermd van de andere, en binnen een organisatie bepaalt je rol wat je mag.
• De back-ups zijn versleuteld en staan bij een andere partij dan de server.

Merken we een datalek dat jou raakt, dan melden we dat zoals de wet het vraagt.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, je gegevens meenemen en een toestemming intrekken. Mail ons op contact@brownpaper.ai; we reageren binnen een maand. Je platen exporteren kun je ook zelf, in de app.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij deAutoriteit Persoonsgegevens. We horen het liever eerst zelf.

Wijzigingen

Verandert er iets aan deze verklaring, dan zetten we de nieuwe versie hier, met de datum bovenaan. Raakt een wijziging je wezenlijk, bijvoorbeeld een nieuwe partij die je gegevens krijgt, dan mailen we je vooraf.